Il contesto

Il progetto della gestione avanzata del magazzino è stato sviluppato per un’azienda operante nella vendita all’ingrosso e al dettaglio di materiale idro-termo sanitario, caratterizzata da un catalogo particolarmente ampio e da una gestione quotidiana di migliaia di referenze.

La presenza di numerosi articoli, fornitori, confezionamenti, unità di misura e condizioni di acquisto differenti rendeva necessario adottare uno strumento gestionale in grado di garantire una maggiore affidabilità dei dati e un controllo puntuale dell’intero ciclo logistico e commerciale.

In un settore come quello idro-termo sanitario, prodotti apparentemente simili possono differire per misura, materiale, marca, codice fornitore, confezionamento o destinazione d’uso. Per questo motivo era importante disporre di informazioni ordinate, aggiornate e facilmente consultabili dagli operatori.

L’obiettivo principale era migliorare la gestione del magazzino, ottimizzare i processi di approvvigionamento e disporre di dati più affidabili a supporto delle attività operative, commerciali e amministrative.

Le criticità iniziali

L’azienda riscontrava difficoltà nel monitoraggio delle movimentazioni di magazzino e nel controllo delle giacenze effettive.

In particolare, erano presenti:

• scarsa tracciabilità delle movimentazioni in entrata e in uscita;
• disallineamenti tra giacenze fisiche e giacenze gestionali;
• dati di magazzino poco affidabili;
• difficoltà nella pianificazione dei riordini;
• acquisti eccedenti rispetto al fabbisogno reale o, al contrario, situazioni di sottoscorta;
• incremento dei costi legati alla gestione delle scorte;
• difficoltà nel confronto tra fornitori alternativi;
• gestione non sempre uniforme di confezionamenti, quantità minime acquistabili e unità di misura.

L’assenza di informazioni sempre aggiornate rendeva inoltre più complessa la valutazione delle condizioni di acquisto offerte dai diversi fornitori. In mancanza di uno storico strutturato, il confronto tra prezzo, tempi di consegna, quantità minime e condizioni commerciali risultava poco immediato.

Un ulteriore elemento di complessità era rappresentato dalla quantità di operazioni quotidiane svolte dagli operatori: carichi di magazzino, emissione di documenti, scarichi per vendita, verifiche al banco, controllo delle disponibilità e movimentazioni interne. Ogni passaggio manuale aumentava il rischio di errore e rendeva più difficile mantenere allineato il dato gestionale con la situazione fisica del magazzino. Questi sono alcuni dei motivi che hanno portato l’azienda a voler lavorare per una gestione avanzata del magazzino.

La soluzione implementata: gestione avanzata del magazzino

Per rispondere a queste esigenze e arrivare a una gestione avanza del magazzino è stato introdotto il software gestionale Bee.p, configurato per gestire in modo integrato l’intero ciclo di vita del prodotto: acquisto, stoccaggio, movimentazione, vendita e riordino.

Un elemento centrale del progetto è stato il consolidamento dell’anagrafica articoli, strutturata per gestire in modo ordinato i principali dati tecnici e commerciali collegati a ogni prodotto.

Tra le informazioni gestite rientrano:

• codici prodotto interni;
• codice articolo fornitore;
• descrizioni prodotto;
• unità di misura;
• confezionamenti;
• scorte minime e livelli di riordino;
• magazzini di riferimento;
• fornitori associati;
• prezzi di acquisto;
• condizioni commerciali;
• tempi medi di approviggionamento.

Bee.p è stato configurato per centralizzare le informazioni principali e rendere più semplice la consultazione dei dati da parte degli operatori. In questo modo, ogni reparto può lavorare su informazioni coerenti e aggiornate, riducendo il rischio di interpretazioni differenti dello stesso dato.

Strutturazione dell’anagrafica articoli

Una parte importante del progetto ha riguardato la revisione dell’anagrafica articoli, con l’obiettivo di rendere le informazioni più ordinate, complete e facilmente consultabili.

In un catalogo composto da migliaia di referenze, la qualità dell’anagrafica prodotto incide direttamente sull’efficienza delle attività quotidiane. Una descrizione poco chiara, un codice duplicato o un’unità di misura non corretta possono generare errori in fase di vendita, acquisto, movimentazione o riordino.

Per questo motivo, l’anagrafica è stata strutturata per raccogliere in modo più preciso i principali dati legati a ciascun articolo: codice interno, descrizione, unità di misura, confezionamento, fornitore abituale, fornitori alternativi e parametri di magazzino.

Particolare attenzione è stata dedicata anche alla gestione dei confezionamenti, poiché in molti casi il prodotto può essere acquistato secondo una determinata unità di vendita del fornitore e poi gestito internamente con logiche diverse. La corretta impostazione di questi dati consente di ridurre gli errori in fase di ordine e di rendere più coerente il processo di approvvigionamento.

La revisione dell’anagrafica ha permesso di migliorare la ricerca degli articoli, ridurre il rischio di duplicazioni e rendere più affidabili le informazioni utilizzate nei processi di acquisto, vendita e movimentazione. Inoltre, una base dati più ordinata ha favorito anche l’integrazione con l’app di lettura barcode, collegando ogni codice letto all’articolo gestionale corretto.

Gestione multi-fornitore e storico condizioni di acquisto

Per ogni articolo è stata implementata la gestione multi-fornitore, consentendo di mantenere lo storico dei prezzi di acquisto, delle condizioni commerciali e dei tempi di approvvigionamento.

Questa funzionalità permette all’azienda di confrontare nel tempo le diverse offerte e individuare con maggiore precisione il fornitore più conveniente, non solo sulla base del prezzo, ma anche considerando altri parametri operativi, come disponibilità del materiale, tempi di consegna, quantità minime ordinabili e affidabilità della fornitura.

La gestione dello storico consente, inoltre, di monitorare l’evoluzione dei costi di acquisto e di avere una base dati più solida per eventuali analisi marginali, trattative commerciali o valutazioni sui listini di vendita.

In un contesto con molte referenze e più fornitori alternativi, questo aspetto rappresenta un vantaggio importante: l’operatore può consultare rapidamente le condizioni associate a un determinato articolo e prendere decisioni più consapevoli in fase di riordino.

Gestione tecnica delle scorte e dei riordini

Particolare attenzione è stata dedicata alla gestione delle scorte e delle unità di confezionamento, parametri fondamentali per supportare i processi di riordino e ridurre il rischio di approvvigionamenti non coerenti con il reale fabbisogno operativo.

Attraverso Bee.p è possibile impostare per ogni articolo livelli di scorta minima, punti di riordino e magazzini di riferimento. Questi dati consentono di individuare con maggiore precisione gli articoli sotto soglia e di pianificare gli acquisti in modo più razionale.

La proposta di riordino può essere costruita analizzando le giacenze effettive, gli ordini clienti aperti, gli ordini fornitori già emessi e i fabbisogni previsti. In questo modo l’azienda può limitare sia il rischio di rottura di stock sia l’accumulo di materiale a bassa rotazione. Una gestione più accurata del riordino permette inoltre di migliorare la rotazione del magazzino, ridurre immobilizzi finanziari e mantenere una disponibilità più coerente rispetto alle reali esigenze commerciali.

Una gestione più accurata del riordino permette inoltre di migliorare la rotazione del magazzino, ridurre immobilizzi finanziari e mantenere una disponibilità più coerente rispetto alle reali esigenze commerciali.

Tracciabilità delle movimentazioni

Bee.p consente di registrare e consultare in modo strutturato tutte le movimentazioni di magazzino, collegandole ai relativi documenti gestionali.

Ogni movimento può essere associato a una causale specifica, permettendo di distinguere le diverse tipologie di operazione: carico da acquisto, scarico per vendita, trasferimento tra magazzini, rettifica inventariale, reso o movimentazione interna.

Questa impostazione consente di ricostruire la storia dell’articolo e di verificare in qualsiasi momento l’origine di una variazione di giacenza. Il dato di magazzino non viene quindi considerato solo come valore numerico, ma come risultato di una sequenza tracciata di operazioni documentate.

La tracciabilità è particolarmente utile anche in fase di controllo: consente di individuare eventuali incongruenze, verificare chi ha effettuato determinate operazioni e analizzare le cause di eventuali differenze inventariali.

Integrazione con tecnologia barcode

Una parte rilevante del progetto ha riguardato l’integrazione di Bee.p con un’app dedicata alla lettura barcode, utilizzabile da dispositivi mobili o terminali predisposti per le attività di magazzino.

L’app consente agli operatori di identificare rapidamente gli articoli tramite la scansione del codice a barre associato alla referenza, riducendo la necessità di ricerca manuale all’interno dell’anagrafica prodotto. Questo aspetto è particolarmente importante in un contesto caratterizzato da migliaia di articoli tecnici, spesso simili tra loro per descrizione, ma differenti per codice, misura, marca, materiale o confezionamento.

La lettura barcode permette di velocizzare le principali operazioni operative, come carico merce da fornitore, scarico per vendita, preparazione dei documenti, verifica delle giacenze e controllo degli articoli movimentati. Ogni scansione consente di richiamare in modo immediato il prodotto corretto, limitando il rischio di errori di digitazione o selezione.

L’integrazione con Bee.p permette di collegare la scansione del codice articolo ai principali documenti gestionali, tra cui:

• ordini fornitori;
• ordini clienti;
• documenti di trasporto;
• documenti di vendita;
• movimenti di magazzino;
• controlli inventariali;
• attività di carico e scarico.

In questo modo il barcode non viene utilizzato come semplice strumento di lettura, ma diventa parte integrante del flusso gestionale.

Dal punto di vista operativo, l’app supporta un processo più controllato: l’operatore può verificare l’articolo letto, confermare la quantità movimentata e associare l’operazione al documento di riferimento. Questo consente di mantenere più allineato il dato fisico di magazzino con quello registrato nel gestionale.

L’app di lettura barcode contribuisce a ridurre gli errori nelle fasi più ripetitive, dove l’inserimento manuale del codice articolo o della descrizione può generare imprecisioni. La scansione automatica rende l’operazione più rapida e più sicura, soprattutto quando gli articoli presentano codici tecnici complessi o descrizioni molto simili.

Flussi operativi supportati dall’app barcode

L’integrazione con l’app di lettura barcode ha permesso di migliorare diversi flussi aziendali.

In fase di ricezione merce, l’operatore può leggere il codice dell’articolo, verificare la corrispondenza con il documento di acquisto e confermare le quantità ricevute. Questo consente di rendere più preciso il carico di magazzino e di ridurre le differenze tra merce ordinata, merce ricevuta e merce registrata.

Durante la vendita o la preparazione dei documenti, la scansione del barcode permette di inserire rapidamente l’articolo corretto all’interno del documento, riducendo i tempi di ricerca e migliorando il servizio al banco. Questo aspetto è particolarmente utile nei momenti di maggiore operatività, quando rapidità e precisione sono fondamentali.

L’app può inoltre essere utilizzata per attività di controllo e inventario. La lettura dei codici consente di verificare fisicamente la presenza degli articoli, confrontare le quantità rilevate con quelle presenti nel gestionale e individuare eventuali differenze da analizzare.

In questo modo, il processo inventariale diventa più strutturato e meno dipendente da rilevazioni manuali, con un miglioramento complessivo dell’affidabilità del dato.

I risultati ottenuti

L’implementazione del gestionale Bee.p ha consentito all’azienda di migliorare significativamente il livello di controllo e affidabilità arrivando a una gestione avanzata del magazzino.

Tra i principali benefici ottenuti:

• maggiore precisione delle giacenze;
• miglioramento della tracciabilità delle movimentazioni;
• riordini più accurati e coerenti con i consumi effettivi;
• diminuzione del rischio di rottura di stock;
• riduzione delle scorte eccedenti;
• migliore controllo dei costi di approvvigionamento;
• gestione più efficace dei fornitori alternativi;
• maggiore velocità operativa nelle attività di banco;
• migliore consultazione dello storico articoli e fornitori;
• maggiore affidabilità delle informazioni a supporto delle decisioni aziendali;
• riduzione degli errori di inserimento manuale grazie all’app barcode;
• maggiore controllo nelle attività di carico, scarico e inventario.

L’integrazione tra Bee.p e app barcode ha avuto un impatto concreto sull’operatività quotidiana, rendendo più semplici e controllate le attività di magazzino. Gli operatori possono lavorare con strumenti più rapidi, mentre l’azienda può contare su dati più coerenti e aggiornati.

Conclusioni

L’introduzione di Bee.p ha permesso la gestione avanzata del magazzino, unita all’integrazione con i lettori barcode e alla strutturazione delle anagrafiche di prodotto, ha trasformato la gestione del magazzino da semplice attività operativa a processo strategico per l’azienda.

La disponibilità di dati affidabili, aggiornati e facilmente consultabili ha consentito di ridurre gli errori, ottimizzare gli approvvigionamenti e supportare decisioni più consapevoli lungo l’intera catena di gestione delle scorte.

M2 Sistemi: chi c’è dietro a Bee.p

Siamo un’azienda informatica con sede a Savigliano (CN) che supporta le imprese nella trasformazione digitale. Le soluzioni che offriamo sono personalizzate per migliorare i processi aziendali, incrementare la produttività e portare online l’immagine delle aziende. Abbiamo diversi reparti e un team preparato su diversi aspetti: dalla logica gestionale, allo sviluppo di siti web ed e-commerce, allo sviluppo di software ad hoc.

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