Un software gestionale contiene una parte importante della vita dell’azienda. Al suo interno possono convivere clienti, fornitori, fatture, ordini, coordinate bancarie, scadenze, movimenti contabili, dati di magazzino, informazioni commerciali e, in molti casi, anche processi legati alla produzione.

Più il gestionale diventa centrale nell’organizzazione, più aumenta il valore delle informazioni che raccoglie.

Per questo parlare di sicurezza software gestionale non significa semplicemente chiedersi se il programma è protetto da una password. Significa capire come vengono gestiti gli accessi, chi può consultare determinate informazioni, cosa succede quando cambia una persona all’interno dell’azienda e quanto velocemente possiamo tornare operativi se i dati diventano temporaneamente indisponibili.

La sicurezza, in altre parole, non è una singola funzione del software. È il risultato di tecnologia, configurazione, infrastruttura e organizzazione interna.

Perché i dati del gestionale sono così importanti

Un singolo dato può sembrare poco significativo. Il suo valore cambia però quando viene collegato agli altri.

Un IBAN associato a un fornitore, alle fatture ricevute, agli importi normalmente pagati e alle scadenze racconta molto di più rispetto alla sola coordinata bancaria. Lo stesso accade con clienti, ordini, listini, condizioni commerciali, dati contabili e movimenti di magazzino.

Un gestionale raccoglie quindi informazioni che, viste nel loro insieme, descrivono una parte rilevante dell’attività aziendale.

I dati contabili non riguardano soltanto la privacy

Proteggere queste informazioni non significa esclusivamente rispettare un obbligo normativo.

Significa proteggere pagamenti, rapporti commerciali, processi amministrativi e capacità dell’azienda di continuare a lavorare su informazioni affidabili.

Conoscere dati reali relativi a clienti, fornitori o movimentazioni può inoltre rendere più credibili tentativi di phishing o frodi basate, ad esempio, sulla falsa comunicazione di nuove coordinate bancarie.

La sicurezza dei dati contabili diventa quindi una componente della sicurezza operativa dell’impresa.

La sicurezza software gestionale parte dagli accessi

Una delle prime domande che dovremmo farci è molto semplice: tutte le persone che utilizzano il gestionale devono vedere le stesse informazioni?

Nella maggior parte delle aziende, no.

Chi lavora in magazzino ha esigenze diverse rispetto all’amministrazione. Un commerciale può aver bisogno di consultare clienti e documenti di vendita senza necessariamente accedere a tutte le informazioni finanziarie. La direzione può invece avere una visibilità più ampia.

Il principio corretto è assegnare a ogni persona soltanto gli accessi necessari al proprio lavoro.

Ruoli e autorizzazioni devono seguire l’organizzazione reale

In Bee.p, il nostro software gestionale ERP, possiamo gestire utenti, gruppi e abilitazioni per differenziare le funzioni disponibili alle persone che utilizzano il gestionale.

È un aspetto importante perché la sicurezza non dovrebbe obbligare tutti a lavorare allo stesso modo. Deve invece seguire la struttura dell’azienda.

Una persona che cambia mansione dovrebbe vedere aggiornate anche le proprie autorizzazioni. Un account non più necessario dovrebbe essere disabilitato. Un permesso temporaneo dovrebbe essere rimosso quando non serve più.

Il problema, infatti, non è soltanto creare correttamente gli utenti all’inizio. È mantenerli coerenti nel tempo.

Un gestionale sicuro non dipende soltanto dalla password

Password robuste e credenziali personali sono fondamentali, ma non bastano.

Possiamo avere una password complessa e continuare ad avere un sistema poco controllato se più persone utilizzano lo stesso account oppure se utenti non più necessari rimangono attivi.

La sicurezza degli accessi deve quindi essere inserita in una gestione più ampia.

Evitare account condivisi aiuta anche a capire cosa succede

Quando più persone utilizzano la stessa utenza, non perdiamo soltanto sicurezza.

Perdiamo anche la capacità di capire chi ha effettuato una determinata operazione.

Le credenziali personali permettono invece di associare attività e responsabilità al singolo utente e rendono molto più semplice analizzare eventuali anomalie.

Questo diventa particolarmente importante quando il gestionale contiene dati amministrativi, finanziari o commerciali sensibili.

Più integriamo i processi, più il gestionale diventa strategico

Uno dei grandi vantaggi di un ERP è proprio la possibilità di mettere in relazione informazioni che prima erano sparse.

Vendite, acquisti, contabilità, magazzino e produzione possono iniziare a lavorare sullo stesso patrimonio informativo, riducendo doppie imputazioni e incoerenze.

Puoi vedere le diverse aree disponibili nella pagina dedicata alle funzionalità di Bee.p.

Questa centralizzazione aumenta l’efficienza, ma aumenta anche la responsabilità con cui dobbiamo gestire il sistema.

Il gestionale diventa parte dell’infrastruttura aziendale

Se un ERP viene utilizzato soltanto per emettere qualche documento, la sua indisponibilità può creare un disagio.

Se invece coordina vendite, acquisti, magazzino, amministrazione e produzione, un problema può influenzare contemporaneamente più reparti.

È per questo che preferiamo non considerare più il gestionale semplicemente come un software.

Per molte PMI è ormai una parte dell’infrastruttura operativa dell’azienda.

La sicurezza non finisce dentro il gestionale

Un software può essere correttamente configurato ma trovarsi comunque all’interno di un ambiente informatico poco protetto.

Server, rete, postazioni di lavoro, aggiornamenti, accessi remoti e sistemi di backup fanno parte dello stesso scenario.

La sicurezza software gestionale deve quindi essere valutata insieme all’infrastruttura sulla quale il programma viene utilizzato.

Software e infrastruttura devono essere valutati insieme

Se il server non viene aggiornato, se gli accessi remoti non sono gestiti correttamente oppure se una postazione è compromessa, anche le informazioni presenti nel gestionale possono essere esposte a rischi.

Per questo non esiste una singola impostazione capace di “rendere sicuro” un ERP.

Il livello di protezione dipende dal modo in cui tutti gli elementi lavorano insieme.

Il backup conta solo se possiamo realmente recuperarlo

Molte aziende sanno di avere un backup.

La domanda più importante, però, è un’altra: se oggi avessimo bisogno di utilizzarlo, sapremmo realmente ripristinare i dati?

Fare copie periodiche è fondamentale, ma il backup dovrebbe essere inserito in una strategia più completa.

Non basta sapere che il backup esiste

Bisogna conoscere almeno la frequenza con cui viene eseguito, dove vengono conservate le copie e quale procedura viene utilizzata per recuperarle.

È inoltre importante che il backup non sia completamente esposto agli stessi rischi del sistema principale.

Il vero obiettivo non è accumulare copie, ma garantire la possibilità di riprendere il lavoro in tempi compatibili con le esigenze dell’azienda.

La sicurezza riguarda anche ciò che succede dopo un’anomalia

Prevenire è fondamentale, ma nessun sistema può essere considerato completamente immune da problemi.

Per questo dobbiamo essere in grado anche di analizzare ciò che accade.

Poter ricostruire le attività aiuta a capire un problema

Quando emerge un’anomalia, diventa utile conoscere gli accessi e le operazioni significative eseguite dagli utenti.

Sapere chi ha modificato un’informazione o quando è avvenuta una determinata operazione può aiutare a ricostruire l’origine del problema.

La sicurezza non riguarda quindi soltanto la capacità di bloccare qualcosa prima che accada, ma anche la capacità di comprendere e gestire correttamente un evento.

Il punto più debole può essere il processo, non il software

Possiamo investire nella tecnologia migliore e continuare a utilizzare password condivise, lasciare attivi account non più necessari oppure esportare dati sensibili in file accessibili a chiunque.

Sono situazioni che mostrano chiaramente come la cybersecurity non possa essere delegata completamente al software.

Le persone fanno parte del sistema di sicurezza

Un’organizzazione efficace dovrebbe avere regole semplici su creazione degli utenti, gestione delle credenziali, assegnazione delle autorizzazioni e revoca degli accessi.

Non servono necessariamente procedure estremamente complesse.

Serve però sapere chi deve fare cosa quando cambia qualcosa nell’organizzazione.

Una nuova assunzione, un cambio di reparto o l’uscita di un dipendente devono avere conseguenze anche sugli strumenti digitali.

Come capire se la sicurezza del tuo software gestionale è sotto controllo

Il modo più semplice è partire dalla situazione attuale.

Sai esattamente quanti utenti possono entrare nel gestionale? Conosci le autorizzazioni assegnate alle diverse persone? Gli account non più utilizzati vengono disabilitati? Sai con quale frequenza vengono effettuati i backup? Hai mai verificato realmente un ripristino? In caso di anomalia, avresti informazioni sufficienti per capire cosa è successo?

Non conoscere immediatamente una di queste risposte non significa necessariamente avere un problema di sicurezza.

Significa però che c’è un’area sulla quale sarebbe utile aumentare il controllo.

Ed è proprio questo, secondo noi, il punto centrale.

Sicurezza software gestionale significa avere controllo

Non cerchiamo la promessa di un sistema invulnerabile.

Cerchiamo la capacità di governare il rischio.

Sapere chi accede. Decidere cosa può vedere. Mantenere aggiornate le autorizzazioni. Proteggere infrastruttura e dati. Avere copie recuperabili. Essere in grado di ricostruire ciò che è accaduto.

È su questi principi che lavoriamo anche nella configurazione di Bee.p, adattando utenti, gruppi e abilitazioni alla struttura effettiva dell’azienda.

Il gestionale, però, è soltanto una parte dell’analisi. Per questo quando affrontiamo il tema della sicurezza consideriamo anche infrastruttura, modalità di accesso e procedure operative.

Vuoi verificare la sicurezza del tuo software gestionale?

Abbiamo predisposto un Checkup ERP gratuito per fare una prima analisi del modo in cui vengono gestiti oggi gli aspetti principali della sicurezza del gestionale.

Valutiamo insieme accessi, autorizzazioni, gestione dei dati, backup e organizzazione del sistema, individuando eventuali aree che meritano un approfondimento.

Non si tratta di un audit normativo completo, ma di un primo check operativo per capire quanto controllo hai realmente sul tuo ambiente gestionale.

Se vuoi richiederlo, contattaci attraverso la sezione Assistenza Bee.p indicando che sei interessato al Checkup ERP.

Se invece vuoi conoscere meglio Bee.p, puoi approfondire le funzionalità del nostro gestionale oppure richiedere una demo.

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